Die Alternative zu Excel und Papierbelegen
Manuelle Prozesse haben keinen Sticker-Preis, aber einen Zeitpreis. Expensly zeigt Ihnen, wie viele Stunden pro Monat Sie zurückgewinnen. Ohne Schuhschachtel, ohne Monatsend-Panik, ohne doppelte Eingabe beim Treuhänder.
Warum Teams wechseln
Verlust
Belege gehen verloren
Thermobeleg-Tinte verblasst nach Wochen. Schuhschachtel-Belege werden im Monatsende-Stress übersehen. E-Mail-PDFs verschwinden in Outlook-Archiven.
Doppel-Eingabe
Doppel-Erfassung beim Treuhänder
Die Excel-Liste landet beim Treuhänder, der jede Zeile manuell in Bexio, Topal, Banana oder Abacus abtippt, und die Stunden in Rechnung stellt.
Direkt-Sync
Belege fliessen direkt in die Buchhaltung
Mit Expensly fotografieren Sie den Beleg, die KI erkennt Betrag und MwSt-Satz, die Buchung landet automatisch beim Treuhänder. Der Treuhänder prüft, statt zu tippen.
Expensly vs Manuelle Prozesse im Überblick
Automatisierung & AuditHier führt Expensly4
Excel-StärkenHier führen manuelle Prozesse3
Was Excel nicht kannHier führt Expensly4
Vom Foto zur Buchung in Sekunden
Bei manuellen Prozessen kommt der Beleg abends aus der Tasche, landet in der Schublade, wird am Monatsende abgetippt und vom Treuhänder in die Buchhaltung übernommen. Bei Expensly wird der Beleg direkt nach dem Kauf fotografiert, die KI liest Betrag, Datum, MwSt und Lieferant, und die Daten landen direkt in Bexio, Topal, Banana oder Abacus.
Belege durchsuchbar im Cloud-Archiv
Thermobelege verblassen nach Wochen. Papierbelege gehen in der Schuhschachtel unter. E-Mail-PDFs verschwinden im Ordner 'Belege 2026'. Expensly speichert jeden Beleg sofort in der Cloud, durchsuchbar, mit Volltext, revisionssicher und bereit für die nächste Prüfung.
MwSt automatisch erkannt
Schweizer MwSt-Sätze (8.1 % Standard, 2.6 % Reduziert, 0.6 % Saldosteuersatz) werden in Excel manuell gepflegt, und in jeder Buchung erneut zugeordnet. Expensly erkennt den korrekten Satz aus dem Beleg und übernimmt ihn direkt in Bexio, Topal, Banana oder Abacus.
Was manuelle Erfassung wirklich kostet
| Teamgrösse | Expensly | Manuelle Prozesse | Zeit-Ersparnis |
|---|---|---|---|
| 1 Nutzer | CHF 10 | ca. CHF 30 | 10 Min/Monat |
| 5 Nutzer | CHF 50 | ca. CHF 150 | 50 Min/Monat |
| 10 Nutzer | CHF 100 | ca. CHF 300 | 100 Min/Monat |
Stand Mai 2026. Annahme: Schweizer Stundensatz CHF 90, mindestens 20 Min pro Mitarbeiter und Monat für manuelle Spesenerfassung. Manuelle Prozesse: 20 Min × CHF 90/h = CHF 30 pro Nutzer und Monat. Mit Expensly reduziert sich diese Zeit auf rund 10 Min pro Mitarbeiter. Listpreise exkl. MwSt.
In 3 Schritten startklar
Konto erstellen + App laden
Konto in Minuten anlegen, App auf iOS oder Android installieren, Team einladen. Kein Setup-Workshop nötig.
Belege fotografieren statt sammeln
Quittung abfotografieren. Betrag, MwSt und Lieferant erkennt die KI automatisch. Schluss mit Schuhschachtel und verblassten Belegen.
Buchhaltung verbinden + Zeit zurückgewinnen
Bexio, Topal, Banana oder Abacus verknüpfen. Belege landen automatisch in der Buchhaltung. Keine Excel-Listen mehr für den Treuhänder.
Fazit
Wähle Expensly wenn…
- Sie Stunden pro Monat zurückgewinnen wollen, für wertschöpfendere Arbeit.
- Belege regelmässig verloren gehen oder verblassen.
- Ihr Treuhänder Excel-Zeilen manuell in Bexio, Topal, Banana oder Abacus abtippt.
Manuelle Prozesse
Wähle Excel und Papier wenn…
- Sie keine Software-Kosten möchten und die Zeit selbst aufbringen.
- Ihr Belegvolumen so klein ist, dass Monatsende-Aufwand kaum spürbar bleibt.
- Sie bewusst offline arbeiten möchten und keinen Cloud-Speicher wünschen.
Häufige Fragen zum Umstieg von Excel und Papier
Auch im Vergleich
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