Question 1

Was ist Expensly?

Accepted Answer

Expensly ist eine Schweizer Lösung für die digitale Belegerfassung und Spesenabrechnung. Mit Expensly fotografieren Sie Belege per Smartphone, die Daten werden automatisch per OCR erkannt und direkt in Ihre Buchhaltungssoftware übertragen. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler bei der manuellen Eingabe.

Question 2

Für wen ist Expensly geeignet?

Accepted Answer

Expensly richtet sich an Schweizer KMU, Treuhänder, Buchhalter und Aussendienst-Mitarbeitende. Ob Einzelunternehmer oder Team mit mehreren Mitarbeitenden – Expensly passt sich Ihren Bedürfnissen an und vereinfacht die Belegerfassung für alle Beteiligten.

Question 3

Wo werden meine Daten gespeichert?

Accepted Answer

Ihre Daten werden sicher in Rechenzentren in Zürich und Frankfurt gespeichert. Wir setzen auf verschlüsselte Übertragung und Speicherung und erfüllen die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (nDSG) sowie der EU-DSGVO.

Question 4

Wie funktioniert die Belegerkennung?

Accepted Answer

Fotografieren Sie einen Beleg mit der Expensly-App. Unsere OCR-Technologie erkennt automatisch Betrag, Datum, Währung und Lieferant. Die extrahierten Daten werden als Buchungsvorschlag aufbereitet und können direkt in Ihre Buchhaltung übernommen werden.

Question 5

Welche Belegtypen werden unterstützt?

Accepted Answer

Expensly erkennt Quittungen, Rechnungen, Tankbelege, Restaurantbelege und weitere gängige Belegtypen. Sie können Belege per Kamera erfassen oder als Bild bzw. PDF hochladen. Pro Monat sind 20 Belege pro Benutzer im Starter-Plan enthalten.

Question 6

Kann ich Expensly auf dem Smartphone nutzen?

Accepted Answer

Ja, Expensly bietet eine native App für iOS und Android. Damit erfassen Ihre Mitarbeitenden Belege direkt unterwegs – einfach fotografieren, und die Daten werden automatisch verarbeitet und an das Webportal übertragen.

Question 7

Was kostet Expensly?

Accepted Answer

Expensly Starter kostet CHF 12 pro Benutzer und Monat. Bei jährlicher Zahlung sparen Sie 2 Monate und zahlen nur CHF 120 pro Jahr. Sie können Expensly 7 Tage kostenlos und unverbindlich testen.

Question 8

Kann ich jederzeit kündigen?

Accepted Answer

Ja, Sie können Ihr Abonnement jederzeit zum Ende der aktuellen Laufzeit kündigen. Es gibt keine versteckten Kosten oder langfristigen Bindungen. Nach der Kündigung haben Sie weiterhin Zugriff bis zum Ende des bezahlten Zeitraums.

Question 9

Was passiert nach der Testphase?

Accepted Answer

Nach Ablauf der 7-tägigen Testphase können Sie nahtlos auf ein kostenpflichtiges Abonnement wechseln. Ihre erfassten Daten bleiben erhalten. Ohne Upgrade wird der Zugang zu den Premium-Funktionen eingeschränkt.

Question 10

Was zählt als Beleg?

Accepted Answer

Jede einzelne Belegerfassung – ob per Kamera oder Upload – zählt als ein Beleg. Im Starter-Plan sind 20 Belege pro Benutzer und Monat enthalten. Nicht genutzte Belege verfallen am Monatsende und werden nicht übertragen.

Question 11

Welche Buchhaltungssysteme werden unterstützt?

Accepted Answer

Expensly integriert sich nahtlos mit Bexio, Topal, Banana Buchhaltung und Abacus. Die tiefste Integration besteht mit Bexio, wo Buchungen direkt synchronisiert werden können. Weitere Integrationen werden laufend entwickelt.

Question 12

Wie funktioniert die Bexio-Synchronisation?

Accepted Answer

Expensly verbindet sich über die offizielle Bexio-API mit Ihrem Bexio-Konto. Erkannte Belege werden als Buchungsvorschläge aufbereitet und können mit einem Klick an Bexio übertragen werden – inklusive Betrag, Konto, Steuersatz und Beleg als Anhang.

Question 13

Sind meine Daten sicher?

Accepted Answer

Ja, Sicherheit hat bei Expensly höchste Priorität. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS) und gespeichert. Der Zugriff ist durch sichere Authentifizierung geschützt. Regelmässige Sicherheitsupdates sorgen für dauerhaften Schutz.

Question 14

Ist Expensly DSGVO/nDSG-konform?

Accepted Answer

Ja, Expensly erfüllt die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes (nDSG). Wir verarbeiten nur die für den Dienst notwendigen Daten und geben keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter.

Häufige Fragen

Bereit, Ihre Spesen zu automatisieren?