Créer une nouvelle organisation (Topal)

À l'étape suivante, vous définissez le nom de la comptabilité dans Expensly et la manière dont la TVA est décomptée.

• Nom : libre. Avec plusieurs mandants, le nom de l'entreprise est recommandé pour que la comptabilité soit clairement identifiable dans le sélecteur d'organisation.
• Logiciel comptable : le logiciel vers lequel Expensly transmet les justificatifs. Dans ce parcours, Topal.
• Couleur : couleur distinctive de la comptabilité. Elle sert uniquement à la distinction visuelle, mais avec de nombreux mandants, c'est le repère le plus rapide.
• Décompte de la TVA : détermine si Expensly saisit l'impôt préalable par justificatif.

Quand choisir "Saldo/Pauschal/Keine" (taux de la dette fiscale nette / taux forfaitaire / aucun) ?

Si l'entreprise décompte selon les taux de la dette fiscale nette ou les taux forfaitaires, ou n'est pas assujettie à la TVA. Avec ces méthodes, l'impôt préalable n'est pas récupéré par justificatif, mais réglé forfaitairement via le taux de la branche. Expensly ne saisit donc pas de taux de TVA : l'étape de configuration correspondante est supprimée et l'onglet "Steuersätze" (Taux de TVA) est masqué dans les paramètres de la comptabilité.

Quand choisir "Effektiv" (effective) ?

Si l'entreprise décompte selon la méthode effective, c'est-à-dire qu'elle fait valoir l'impôt préalable par justificatif. Expensly ajoute alors une étape de configuration pour les taux de TVA, et l'onglet du même nom reste disponible dans les paramètres de la comptabilité.

En cas de doute, le décompte TVA de l'entreprise donne la réponse : la méthode de décompte est convenue avec l'Administration fédérale des contributions (AFC) et ne peut pas être choisie librement.

À l'étape suivante, vous définissez par quel compte les dépenses sont comptabilisées et si les collaborateurs sont remboursés.

Compte de débit

Le compte de débit est la contrepartie de chaque écriture exportée. Expensly crée une paire d'écritures par justificatif de frais : une ligne sur le compte de charges, la contrepartie sur le compte de débit. Si le remboursement est activé, le même compte sert aussi de compte collectif pour les dettes envers les collaborateurs. Choisissez-le selon votre plan comptable.

Remboursement des frais

• Désactivé : les collaborateurs paient leurs dépenses avec une carte de l'entreprise. Le débit passe directement par le compte de l'entreprise, aucun remboursement n'est nécessaire.
• Activé : les collaborateurs paient à titre privé et l'entreprise rembourse les frais.

Fonctionnement du remboursement dans Topal

Dans Topal, le remboursement passe par un fichier d'export supplémentaire. Si le remboursement est activé, le menu d'export du décompte de frais affiche l'entrée supplémentaire "Topal Rückerstattungen" (remboursements Topal). Elle génère un fichier XML avec une facture créancier par collaborateur, comptabilisée via le compte collectif configuré. Importez ce fichier dans Topal, puis déclenchez le versement via la procédure de paiement.

Avec le décompte effectif de la TVA, vous vérifiez aussi les taux de TVA à l'étape suivante.