Creare una nuova organizzazione (Topal)
Configurare un mandante per l'esportazione Topal, dai dati di base fino al tipo di conto.
I passaggi in sintesi
Tutti i 15 passaggi come testo
Configurare l'organizzazione
Apra https://www.web.expensly.ch
Clicchi sul pulsante rotondo dell'avatar in alto a destra.
Selezioni "Neue Organisation anlegen" (Crea nuova organizzazione)
Inserisca il nome della Sua nuova organizzazione
Clicchi su "Weiter" (Avanti)
Aggiungere i membri
Aggiunga tutti i membri dell'organizzazione. Il primo membro è il responsabile dell'organizzazione, che deve anche inserire la carta di credito per il pagamento.
Inserisca l'indirizzo e-mail
Clicchi su "Hinzufügen" (Aggiungi) per inserire altri membri
Scelga il tipo di utente: Administrator, Teamleiter (caposquadra) o Mitarbeiter (collaboratore)
Clicchi su "Weiter" (Avanti)
Configurare la contabilità
Nota
Nel passaggio successivo definisce come si chiama la contabilità in Expensly e come viene conteggiata l'IVA.
- Nome: a libera scelta. Con più mandanti si consiglia il nome dell'azienda, così la contabilità è chiaramente riconoscibile nel selettore dell'organizzazione.
- Software contabile: il software a cui Expensly trasmette le ricevute. In questo flusso, Topal.
- Colore: colore distintivo della contabilità. Serve solo alla distinzione visiva, ma con molti mandanti è l'orientamento più rapido.
- Conteggio IVA: determina se Expensly registra l'imposta precedente per ogni ricevuta.
Quando "Saldo/Pauschal/Keine" (aliquota saldo / aliquota forfettaria / nessuna)?
Se l'azienda conteggia con aliquote saldo o aliquote forfettarie, oppure non è assoggettata all'IVA. Con questi metodi l'imposta precedente non viene recuperata per ricevuta, ma regolata forfettariamente tramite l'aliquota del settore. Expensly quindi non registra aliquote IVA: il relativo passaggio di configurazione viene omesso e la scheda "Steuersätze" (Aliquote IVA) è nascosta nelle impostazioni della contabilità.
Quando "Effektiv" (effettivo)?
Se l'azienda conteggia con il metodo effettivo, cioè fa valere l'imposta precedente per ogni ricevuta. Expensly aggiunge allora un passaggio di configurazione per le aliquote IVA, e la scheda omonima rimane disponibile nelle impostazioni della contabilità.
In caso di dubbio, il rendiconto IVA dell'azienda fornisce la risposta: il metodo di conteggio è concordato con l'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) e non può essere scelto liberamente.
Inserisca qui il nome della contabilità.
Scelga il software contabile, il colore e il metodo di conteggio dell'IVA.
Poi clicchi su "Weiter" (Avanti)
Nota
Nel passaggio successivo definisce tramite quale conto vengono contabilizzate le spese e se i collaboratori ricevono il rimborso.
Conto di addebito
Il conto di addebito è la contropartita di ogni registrazione esportata. Expensly crea una coppia di registrazioni per ogni ricevuta di spesa: una riga sul conto spese, la contropartita sul conto di addebito. Se il rimborso è attivo, lo stesso conto funge anche da conto collettivo per i debiti verso i collaboratori. Lo scelga in base al Suo piano contabile.
Rimborso spese
- Disattivato: i collaboratori pagano le spese con una carta aziendale. L'addebito passa direttamente dal conto aziendale, non serve alcun rimborso.
- Attivato: i collaboratori pagano privatamente e l'azienda rimborsa i costi.
Come funziona il rimborso in Topal
In Topal il rimborso avviene tramite un file di esportazione aggiuntivo. Se il rimborso è attivo, il menu di esportazione del rendiconto spese mostra la voce aggiuntiva "Topal Rückerstattungen" (rimborsi Topal). Genera un file XML con una fattura creditore per collaboratore, contabilizzata tramite il conto collettivo configurato. Importi questo file in Topal e avvii poi lì il versamento tramite la procedura di pagamento.
Scelga un conto da cui vengono addebitate le spese. Scelga se desidera rimborsare le spese ai collaboratori.
Colleghi i conti di registrazione ai numeri di conto in Topal. Nell'app Expensly il nome del conto viene mostrato come tipo di spesa.
La categoria contabile è l'icona della categoria.
Il tipo di conto può essere "Investition" (investimento), "Material" (materiale) o "Umsatz" (ricavi).
Nota
Con il conteggio IVA effettivo, nel passaggio successivo verifica anche le aliquote IVA.
Verifichi che l'IVA corrisponda a Topal e sia corretta.
L'organizzazione viene poi creata con un clic su "Organisation anlegen" (Crea organizzazione). I membri del team ricevono un'e-mail e possono accedere.
Altre guide
Login web e funzioni per i fiduciari
Controllare, filtrare ed esportare le transazioni e gestire le organizzazioni dei Suoi mandanti.
Installare l'app e registrare le spese dei mandanti
Come funziona l'app per i fiduciari, inclusa la scelta dell'utente mandante.
Creare una nuova organizzazione (bexio)
Configurare un mandante con il collegamento bexio: fatturazione, conti di registrazione, aliquote IVA.
Creare una nuova organizzazione (Abacus)
Configurare un mandante per l'esportazione Abacus, dal conto di addebito fino ai conti contabili.
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